AYDINLATMA BEYANI
1- VERİ SORUMLUSU VE KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI
Zenith Gemi İşletmeciliği A.Ş. (“Biz”, “Zenith”) olarak veri sorumlusu sıfatımızın bilinciyle kişisel verilerinizin korunmasına azami ölçüde önem veriyoruz. Bu nedenle, Zenith olarak kişisel verilerini işlediğimiz tüm çalışanlarımızın mahremiyetini korumak ve kişisel verilerinin güvenliğini sağlamak adına gerekli önlemleri almaktayız. Kişisel verileriniz, Zenith bünyesinde yürürlüğe konmuş olan Kişisel Verilerin Korunması Politika ve Prosedürleri çerçevesinde, Kişisel Verileri Koruma Komitemiz ve Kişisel Verileri Koruma Görevlimiz denetiminde yasal mevzuata uygun olarak işlenmektedir.
2- KİŞİSEL VERİLERİ İŞLEME FAALİYETLERİMİZ
Bu aydınlatma beyanında yer alan bilgiler, şirketimizin işleme faaliyetlerinin geneline uygulanabilir olan hususları içermekte olup gerekli olduğu durumlarda ilgili kişilere veya durumun niteliklerine özel aydınlatma beyanları ilgili kişilere ayrıca sunulmaktadır.
2 .1 Genel İşleme Faaliyetleri
Şirketimiz tarafından kişisel veriler; temel itibariyle iş süreçlerimizin ve ticari faaliyetlerimizin gerektirdiği aktivitelerin yapılması, hak ve menfaatlerimizin korunması, hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi ile şirketimize yapılan başvuruların takibi ve sonuçlandırılması amaçlarıyla işlenmektedir. Aynı amaçlar doğrultusunda kişisel veriler; yer yer iş ortaklarımız, tedarikçilerimiz, holding şirketimiz, yetkili kurum ve kuruluşlarla paylaşılabilmektedir. Kişisel veriler; fiziki ve elektronik ortamda, otomatik ve otomatik olmayan yollarla elde edilmekte ve işlenmektedir. Kişisel verilerin toplanmasının hukuki sebebi, işleme faaliyetine göre değişmekle birlikte her halde yasal mevzuatta tanımlanmış dayanaklardan (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 5. ve 6. maddeleri) en az biri olarak belirlenmektedir.
2 .2 İlgili Kişi Bazında İşleme Faaliyetleri
2 .2 .1 Çalışan Adayları
Çalışan adaylarına ilişkin kişisel veriler, iş başvurularının değerlendirilebilmesi ve ilgili insan kaynakları süreçlerinin yönetilebilmesi amaçlarıyla işlenmektedir. Şirketimize gerçekleştirilen iş başvurularında çalışan adaylarından herhangi bir özel nitelikli kişisel veri (sağlık durumu, adli sicil kaydı, dernek, vakıf veya sendika üyeliği gibi) toplanmamakta olup gönderilen CV içeriklerinde de bu tür bilgilere yer verilmemelidir. Kişisel verilerin toplanmasının hukuki dayanakları, başvuru kapsamında bir sözleşmenin kurulabilmesi, açık rıza ve Zenith’in meşru menfaatleridir. Kişisel verilerin aktarılabileceği üçüncü kişiler ve bu üçüncü kişilere aktarımın amaçları aşağıda belirtilmiştir. Alıcı Grubu Aktarım Amacı Test hizmet sağlayıcıları Kişilik envanteri, İngilizce testi gibi süreçler kapsamında ilgili testin gerçekleştirilebilmesi
2 .2 .2 Tedarikçiler ve Danışmanlar
Tedarikçiler ve danışmanlarımız ile onların çalışanları ve yetkili temsilcilerine ilişkin kişisel veriler; iş süreçleri kapsamında tedarikçilerin tanımlanabilmesi, tedarikçilerle iletişim kurulması, ödemelerin gerçekleştirilmesi, teklif süreçlerinin yürütülmesi, vergisel yükümlülüklerin yerine getirilmesi, denetim süreçlerinin yürütülmesi, ticari faaliyetlerin kayıt altına alınması, hizmet ve eğitim planlaması yapılması, kargo/posta gönderimlerinin yapılabilmesi amaçlarıyla işlenmektedir. Kişisel verilerin toplanmasının hukuki dayanakları, Zenith’in meşru menfaatleri, sözleşme kurulması veya ifası, Zenith’in hukuki yükümlülükleri, kanunlarda öngörülme ve Zenith’in haklarının kullanımıdır. Kişisel verilerin aktarılabileceği üçüncü kişiler ve bu üçüncü kişilere aktarımın amaçları aşağıda belirtilmiştir.
Alıcı Grubu Aktarım Amacı
Bankalar Ödemeler ve diğer finansal işlemlerin gerçekleştirilebilmesi
Kargo/posta şirketleri Kargo ve posta gönderim süreçlerinin yürütülmesi
Diğer tedarikçi ve danışmanlar, ticari müşteriler Kurumsal yönetim faaliyetlerinin gerçekleştirilebilmesi
Scorpio Ship Management Holding şirketinin denetim sağlayabilmesi, ticari faaliyetlerin sürdürülmesi için iş ortaklıklarının kurulabilmesi
Gelir İdaresi Başkanlığı ve kanunen yetkili kurum ve kuruluşlar Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi
2 .2 .3 Ticari Müşteriler
Ticari müşterilerimiz ile onların çalışanları ve yetkili temsilcilerine ilişkin kişisel veriler, iş süreçleri kapsamında ticari müşterilerin tanımlanabilmesi, ticari müşterilerle iletişim kurulması, ödemelerin gerçekleştirilmesi, teklif süreçlerinin yürütülmesi, vergisel yükümlülüklerin yerine getirilmesi, ticari faaliyetlerin kayıt altına alınması, finansal işlemlere ilişkin mutabakat sağlanabilmesi amaçlarıyla işlenmektedir. Kişisel verilerinizin toplanmasının hukuki dayanakları; Zenith’in meşru menfaatleri, hukuki yükümlülükler, haklarının kullanılması ve mevcut veya kurulacak sözleşmesel ilişkilerdir. Kişisel verilerin aktarılabileceği üçüncü kişiler ve bu üçüncü kişilere aktarımın amaçları aşağıda belirtilmiştir.
Alıcı Grubu Aktarım Amacı
Scorpio Ship Management Holding şirketinin denetim sağlayabilmesi
Bankalar Ödemeler ve diğer finansal işlemlerin gerçekleştirilebilmesi
Tedarikçi ve danışmanlar Kurumsal yönetim faaliyetlerinin gerçekleştirilebilmesi
Gelir idaresi Başkanlığı ve kanunen yetkili kurum ve kuruluşlar Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi
2 .2 .4 Ziyaretçiler
Ofis ziyaretçilerimize ait kişisel veriler, ofis güvenliğinin sağlanması, çalışanlarımız ile iletişimin koordine edilmesi ve hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi amaçlarıyla işlenmektedir. Kişisel verilerin toplanmasının hukuki dayanakları, Zenith’in meşru menfaatleri ve hukuki yükümlülükleridir. Bu kapsamdaki kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmamaktadır.
2 .3 Diğer İşleme Faaliyetleri ve E-Posta Gönderimi
Yukarıda belirtilenlere ek olarak durumun özelliklerine uygun olarak bir kısım kişisel verileriniz ayrıca işlenebilecektir. Örneğin bizimle e-posta aracılığıyla iletişime geçmek isteyen üçüncü kişilerin, şirketimiz çalışanlarıyla gerçekleştirdikleri yazışmalar kapsamında yer alabilecek ad, soyad, telefon numarası ve e-posta içeriğindeki diğer çeşitli kişisel verileri, Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikamız’da belirlenen sürelerce şirketimizin e-posta sunucularında saklanmaktadır. Benzer şekilde, şirketimize posta veya e-posta ile gerçekleştirilen çeşitli başvuru, şikâyet, talep ve istekler içeriğindeki kişisel veriler de şirketimizce işlenebilmektedir. Bu kapsamdaki işleme faaliyetlerinin amacı, karşı tarafla iletişim kurulabilmesi, ilgili yazışmanın amacının yerine getirilebilmesi, haklarımızın korunması ve işleme alınan başvuru, şikâyet, talep ve isteklerin sonuçlandırılabilmesidir. Kural olarak bu bağlamdaki kişisel veriler yalnızca işlemin gereklerinin yerine getirilebilmesi ve ilgili planlamaların yapılabilmesi amaçlarıyla holding şirketi ile paylaşılabilmektedir. Ancak durumun niteliklerine göre danışmanlarımıza, kamu kurum ve kuruluşları dâhil olmak üzere çeşitli üçüncü kişilere aktarılabilmektedir.
3- KİŞİSEL VERİLERİNİZ İLE İLGİLİ HAKLARINIZ
Şirketimize başvuruda bulunarak aşağıda belirtilen konulara ilişkin talepte bulunabilirsiniz:
– Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
– Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
– Kişisel verilerinizin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
– Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
– Kişisel verilerinizin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde bunların silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
– İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
– Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.
Kişisel verilerinize ilişkin haklarınızı aşağıdaki yöntemler aracılığıyla kullanabilir, taleplerinizi şirketimize iletebilirsiniz. En hızlı ve etkili biçimde sonuçlandırılabilmesini teminen taleplerinizi, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Başvuru Formu’nu ( https://zenithmanagement.net/files/kvkk_basvuru.pdf ) doldurarak yapmanızı rica ederiz.
Yöntem Adres
Başvuruyu fiziksel ortamda Şirketimiz tebligat adresine göndermek FSM Mah., Poligon Cad., Buyaka 2 Sitesi, No:8, C Blok, Kat 18, 34771, Ümraniye, İSTANBUL
Başvuruyu daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan e-posta adresinizi kullanarak Şirketimize göndermek kvkk@zenithmanagement.net
Başvuruyu güvenli elektronik imza veya mobil imza aracılığıyla Şirketimize göndermek kvkk@zenithmanagement.net
[Kişisel veri sahibinin adı, soyadı, imzası, tarih]